A. Trước khi cơ quan thuế xuống
quyết toán thuế:
1/ Về báo cáo thuế :
Kiểm tra lại xem các báo cáo thuế đã đúng, chuẩn chỉ chưa ? Nếu
chưa thì làm báo cáo điều chỉnh, bổ sung. Khi Thuế đã ra quyết định &
công bố thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT thì coi như số phận đã an bài. Vậy
soát xét lại báo cáo thuế lần nữa.
1.1 Với thuế GTGT : Sắp xếp 12 tháng/năm & đối chiếu
sổ 1331 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Chênh lệch ở đâu thì lập file
word giải trình sẵn. Lúc Thuế xuống làm việc còn biết mà giải trình, luống
cuống, lo sợ…là quên béng thì Sếp lại gõ đầu cho. Kiểm tra các hóa đơn trên 20
triệu đã có đầy đủ điều kiện để đc khấu trừ thuế GTGT chưa ? như UNC chuyển
khoản ? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định
rõ điều khoản trả chậm.(Làm file mềm excel kiểm tra.)
Ví dụ : Có file mềm theo dõi TT qua NH, có file excel kết xuất
từ HTKK & trộn 12 tháng với nhau, sau đó đặt mã cho từng nhà cung cấp sao
cho mã NCC ở file theo dõi TT qua NH & mã NCC ở file khai thuế vừa kết xuất
là trùng nhau, dùng subtotal & Vlookup để làm cho nhanh.
1.2 Với tờ khai Quyết Toán Thuế TNDN : Kiểm tra Doanh Thu/Chi
Phí trên Tờ Khai Thuế đã ổn với sổ sách chưa ? Chênh lệch giữa LN kế toán với
LN Thuế ở đâu cũng phải tự giải trình sẵn trên file word.
Có thời gian thì soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng
xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất (là những khoản chi
phí ko theo Luật Thuế, ko được chấp nhận theo Luật Thuế…) ví dụ : Chi phí nhân
viên đi công tác đã đủ hồ sơ chưa (Quyết định cử đi công tác, giấy đi đường,
cuống vé máy bay,hóa đơn hợp pháp.) ; chi phí ăn uống, tiếp khách, quảng cáo…có
bị vượt tỷ lệ khống chế theo quy định hay không ? Chi phí lương, các quyết định
tăng lương/giảm lương, hợp đồng lao động, quyết định phụ cấp…, các khoản chi
phí trích trước, chờ phân bổ, khấu hao tscđ, giá vốn…
1.3 Với tờ khai QT Thuế TNCN : Kiểm tra xem số liệu trên bảng
lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế
TNCN chưa ? Quan trọng nữa : Kiểm tra hợp đồng lao động xe đã đầy đủ chưa ? Và
các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HDLD chưa
? Nếu chưa phải làm phụ lục HDLD đưa hết vào trong HDLD các khoản lương, thưởng
& phụ cấp rõ ràng nhé. Lương bao nhiêu đ/tháng ? phụ cấp A bn đ/tháng ? phụ
cấp b đồng/tháng…phải cụ thể số tiền & cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. Hoặc
các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước LD, QĐ của HDQT, HĐTV / Các
khoản phụ cấp miễn thuế TNCN, các khoản khoán chi cho NLĐ…
1.4 Với Thuế GTGT NK (nếu có) : Kiểm tra hồ sơ NK, Tờ Khai Hải
Quan, Lệnh Chuyển Tiền & Chứng từ nộp thuế GTGT NK, kê khai thuế GTGT =
Biên Lai, Chứng từ nộp thuế GTGT NK (không khai = TKHQ, nếu khai bằng TK HQ thì
làm thay thế BC Thuế nộp lại trước khi Thuế xuống làm việc )
2/ Về sổ sách kế toán :
Lấy bảng cân đối phát sinh tài khoản từng năm căn cứ vào đó kiểm
tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa ?
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài
in sổ cái.
Sổ chi tiết TK 112 : Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác
nhau.
Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu /
phải trả
Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu /
phải trả khác (nếu có)
Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
Sổ chi tiết 154 : 1541/1542/1543… (nếu có)
Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338…
….
2.1 Kiểm tra kỹ các khoản phải thu, phải trả trên sổ sách so với
hóa đơn mua vào/bán ra. Số dư cuối năm, làm biên bản xác nhận công nợ.
2.2. Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư cuối năm khớp
với số dư cuối năm trên sổ phụ NH không ? có thời gian thì đối chiếu từng
tháng.
2.3 Kiểm tra sổ quỹ Tiền Mặt, tránh hiện tượng âm quỹ, phải có
số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Nhiều DN cuối tháng dương quỹ nhưng trong tháng
vẫn có ngày âm quỹ : Không có thu sao có chi ??? => cần điều chỉnh lại hoặc
làm giấy vay, mượn tiền bổ sung VLĐ của DN (Cách khắc phục tránh âm quỹ-Thuế.)
2.4. Làm file mềm tự giải trình sẵn chênh lệch giữa doanh thu –
giá vốn, của từng hóa đơn xuất ra. Cái nào lỗ thì comment giải trình sẵn, chuẩn
bị các giấy tờ để có thể giải trình vì sao lỗ.
2.5 Đối chiếu sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế mà doanh
nghiệp đang lưu giữ. Tự làm file excel tổng hợp các khoản thuế đã nộp theo
chứng từ. Bởi khi QT Thuế, trên BB làm việc CQ Thuế sẽ tổng hợp quan hệ Nghĩa
Vụ NSNN của Doanh Nghiệp trên BBQT (Thuế lấy theo số họ lưu trên hệ thống QLT,
nếu có sai lệch bạn y/c Thuế điều chỉnh với đk bạn phải xuất trình được chứng
từ nộp thuế đầy đủ do DN đang lưu.)
2.6 Kiểm tra sổ sách của các khoản chi phí : TK đầu 6, đầu 8.
2.7 Kiểm tra nhập xuất tồn kho, in chi tiết NXT từng mặt hàng
& có số dư cuối ngày của từng mặt hàng (giống in sổ quỹ) để CQ Thuế kiểm
tra hiện tượng âm kho.(Không có nhập kho, lại có xuất kho=>????)
2.8. Kiểm tra sổ giá thành (nếu có) & phải có sẵn bảng định
mức đã đăng ký với CQ Thuế, ko nộp bảng định mức tiêu hao NVL, CQ Thuế ấn định
theo mức tiêu hao của NN quy định.
2.9. Nếu có phát sinh các khoản vay ngân hàng/ vay cá nhân thì
kiểm tra sắp xếp đầy đủ KUNN từng lần theo phát sinh, kiểm tra các khoản lãi
vay. Lập file excel tổng hợp chi phí lãi vay ps từng tháng (cái này lấy từ sổ
635, trừ TH chi phí lãi vay đủ đk vốn hóa thì ko nằm trên 635…)
2.10. Kiểm tra chi phí khấu hao tài sản / hồ sơ tài sản.
2.11.Kiểm tra hóa đơn xem hợp pháp chưa ? : Hóa đơn đầu vào đã
đảm bảo đúng đủ các thông tin bắt buộc phải có theo quy định về hóa đơn
chưa ? Tra cứu xem các hóa đơn đầu vào (nếu ko có thời gian cố gắng tra cứu
những hóa đơn trị giá trên 20 triệu ) đã được bên bán đã làm thông báo phát
hành sd hóa đơn với CQ Thuế chưa ? tình trạng NNT đang hoạt động hay tạm ngừng,
bỏ trốn, khóa MST….vàohttp://tracuuhoadon.gdt.gov.vn và http://gdt.gov.vn để tra cứu nhé
!
…..vv…..Nói chung là có thời gian thì cứ kiểm tra kỹ càng lại
những gì đã làm theo số liệu nằm trên bảng cân đối PSTK.
Cuối cùng : Tổng hợp được các khoản chi phí có thể bị loại ,
khoanh vùng & cảnh báo với ban lãnh đạo trước.
B. Khi cơ quan thuế xuống quyết
toán:
1. Nhân viên thuế hay đề nghị lịch kiểm tra thích hợp với chính
họ, như ngày chuẩn bị làm báo cáo hàng tháng chẳng hạn. Lý do là trong những
ngày này doanh nghiệp chưa nộp báo cáo nên họ còn “rảnh”. Tuy nhiên, hãy thẳng
thừng đề nghị một ngày thích hợp với chính bạn và lưu ý rằng bạn có quyền này.
2. Bạn cần đề nghị với Giám đốc công ty thành lập một quỹ nhỏ
chi phí gọi là “quỹ đón tiếp thuế” để chủ động trong việc tiếp đón như trà nước
mời ăn, trả tiền taxi . . . khi cần thiết để không phải bị động mỗi lần thuế
“vòi vĩnh”. Tất nhiên quỹ này rất nhỏ và chỉ là chi phí đón tiếp chứ không phải
là quỹ để chi các khoản … hay truy thu thuế.
3. Việc “đề nghị” như có xe đưa đón nhân viên thuế đi kiểm tra
với lý do cục thuế không có xe đi ăn trưa, nhờ mua cái nọ cái kia … là chuyện
bình thường. Do vậy bạn cần cân nhắc xem cái nào bạn có thể đáp ứng được để tạo
mối quan hệ hữu hảo để dễ làm việc, cái nào là quá đáng quá thì bạn cần có thái
độ từ chối kiên quyết nhưng khéo léo và lịch thiệp.
4. Chủ doanh nghiệp có thể hoặc không đồng tình với bạn về vài
điểm trên đây. Cần nhất là thống nhất với sếp của bạn trước về cách làm việc
với nhân viên thuế. Tuy nhiên, tốt nhất là bản thân bạn nên sắp xếp trước từ
lịch làm việc, phân công, giấy tờ. Nếu như chính bạn không tìm ra bất cứ sai
sót gì thì nhân viên thuế cũng vậy.
Kế toán làm tốt hay không thì khâu quyết toán thuế này là quan trọng
nhất, đánh giá năng lực của kế toán, am hiểu pháp luật thuế đến đâu, sao cho
Doanh nghiệp bị truy thu thuế là ít nhất. Khi kế toán đã trải qua 1 lần thì lần
sau sẽ vững tin hơn khi tiếp đoàn thuế khác.
